Dalam tata kelola perbankan,
khususnya pada Bank Perekonomian Rakyat (BPR), pengelolaan stok bilyet deposito
dan buku tabungan kosong merupakan aspek krusial yang tidak boleh diabaikan.
Dokumen-dokumen ini tergolong sebagai dokumen berharga karena berkaitan
langsung dengan transaksi keuangan nasabah. Oleh karena itu, pengelolaannya
harus dilakukan dengan prosedur yang ketat untuk menjaga keamanan, mencegah
penyalahgunaan, serta mendukung tertib administrasi. Pengelolaan yang baik
tidak hanya mencerminkan kepatuhan terhadap regulasi perbankan, tetapi juga
menciptakan kepercayaan nasabah terhadap institusi serta mencegah potensi
risiko penyalahgunaan atau kehilangan.
Tata kelola yang ideal menekankan
pentingnya pencatatan nomor seri dokumen secara rinci dan status penggunaannya.
Setiap bilyet deposito dan buku tabungan kosong wajib dicatat sejak diterima
hingga digunakan, dengan mencantumkan informasi penting seperti tanggal,
penerima, petugas penyerah, dan status dokumen. Pencatatan ini dilakukan
menggunakan buku register stok, yang dikelola secara harian oleh petugas yang
berwenang, biasanya oleh Kepala Sub Bagian Pelayanan atau pihak operasional
terkait. Dengan pencatatan ini, institusi dapat memantau arus dokumen secara
akurat dan bertanggung jawab, serta mencegah potensi risiko penyalahgunaan atau
kehilangan data penting.