ARSIP DI ERA DIGITAL: LANGKAH REVOLUSIONER MENGUBAH CARA KITA MENYIMPAN DATA & MENGAKSES INFORMASI

 

Era Digital dan Transformasi Pengelolaan Arsip merupakan Langkah Revolusioner Menuju Efisiensi dan Keberlanjutan. Di era modern ini, digitalisasi arsip telah menjadi solusi yang tidak hanya relevan tetapi juga sangat penting. Arsip tradisional dalam bentuk fisik sering kali rentan terhadap kerusakan, baik akibat bencana alam, usia dokumen, maupun kerusakan hardware. Digitalisasi arsip adalah jawaban atas tantangan ini, memungkinkan organisasi untuk menghilangkan risiko kehilangan dokumen penting. Dengan beralih ke format digital, setiap informasi yang sebelumnya tersimpan dalam tumpukan kertas dapat dilestarikan dan diakses dengan lebih mudah.

Kemajuan teknologi cloud semakin memperkuat manfaat digitalisasi arsip seperti Microsoft Azure atau Google Cloud Platform. Dengan sistem penyimpanan berbasis cloud, arsip digital kini dapat diakses kapan saja dan di mana saja. Hal ini memberikan fleksibilitas yang luar biasa bagi organisasi dan individu. Selain itu, teknologi ini memastikan keamanan dan kecepatan akses, memungkinkan pengguna untuk menemukan dokumen yang mereka butuhkan hanya dalam hitungan detik, tanpa harus repot mencari di rak-rak penuh map.

Digitalisasi arsip menawarkan kenyamanan yang signifikan dalam manajemen dan akses informasi. Dengan arsip digital, dokumen-dokumen penting dapat diakses secara instan dari berbagai lokasi, selama ada koneksi internet. Hal ini menghilangkan kebutuhan untuk mencari secara manual di antara tumpukan kertas, yang sering kali memakan waktu dan merepotkan. Selain itu, digitalisasi memungkinkan pencarian dokumen menggunakan kata kunci, sehingga mempercepat proses pengambilan informasi yang dibutuhkan. Pembaruan dan distribusi dokumen pun menjadi lebih mudah dan cepat, memastikan bahwa semua pihak yang berkepentingan selalu memiliki akses ke versi terbaru dari setiap dokumen. Dengan demikian, digitalisasi arsip tidak hanya meningkatkan efisiensi kerja tetapi juga memberikan kenyamanan yang lebih besar bagi pengguna dalam mengelola dan mengakses informasi.

Keamanan data menjadi perhatian utama dalam digitalisasi arsip. Dengan ancaman siber yang semakin meningkat, memastikan perlindungan informasi sensitif adalah hal yang tidak dapat diabaikan. Sistem digital modern dilengkapi dengan enkripsi dan pengaturan akses yang ketat, menjadikan data arsip jauh lebih aman dibandingkan penyimpanan fisik yang rentan terhadap kehilangan atau pencurian.

Lebih jauh lagi, transformasi digital arsip membuka peluang kolaborasi yang lebih baik antar individu, tim, dan bahkan instansi. Dengan sistem berbasis digital, dokumen dapat dibagikan secara real-time tanpa perlu memindahkan dokumen fisik dari satu tempat ke tempat lain. Hal ini mempercepat proses kerja dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan terinformasi.

Transformasi digital ini bukan hanya soal mengganti metode penyimpanan, tetapi juga mengubah cara kita memandang pengelolaan informasi. Era digital membawa revolusi dalam pengelolaan arsip, menjadikannya lebih dinamis, fleksibel, dan berdaya guna. Setiap langkah dalam proses digitalisasi membuka peluang baru untuk inovasi dan efisiensi.

Mengaplikasikan Digitalisasi Arsip di Bank BPR

Digitalisasi arsip di Bank BPR merupakan langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi operasional, keamanan data, dan kualitas layanan kepada nasabah. Bank BPR, yang sering mengelola data nasabah, dokumen kredit, dan laporan keuangan, dapat memanfaatkan digitalisasi arsip untuk memenuhi tuntutan era digital sekaligus memperkuat daya saing.

Tahapan yang Harus Dilakukan:

            1.            Identifikasi Kebutuhan Arsip

             Kategorikan jenis arsip yang akan di digitalisasi, seperti formulir pembukaan tabungan (data                  nasabah), dokumen kredit, atau dokumen penting lainnya.

            2.                   Pemilahan Data

            Buang atau arsipkan dokumen yang sudah kadaluwarsa atau tidak memiliki nilai hukum lagi.                 Tujuan pemilahan data ini untuk meningkatkan kualitas data yang akan di digitalisasi.

  3.                    Pemilihan Teknologi Penyimpanan yang Tepat

Pilih penyedia layanan cloud yang cocok, seperti Microsoft Azure, Google Cloud, atau penyimpanan internal HDD atau SSD.

4.                  Digitalisasi Dokumen

Gunakan alat pemindai (Scanner) berkualitas tinggi untuk mengonversi dokumen fisik ke format digital (PDF, JPEG, dll.) seperti Canon imageFORMULA DR-G2140 atau Fujitsu fi-8170 yang perkiraan harganya 25 s.d 75 Juta rupaiah. Namun, jika mencari opsi yang lebih terjangkau dengan fitur lengkap, Epson DS-870 bisa jadi solusi. Untuk alat ini bisa disesuaikan antara kebutuhan dan harga yang harus di keluarkan.

5.       Implementasi Sistem Manajemen Arsip Digital (DMS - Document Management System)

Gunakan software DMS untuk mengelola dokumen digital, seperti pengorganisasian folder, pengaturan izin akses, dan audit trail. Software yang bisa digunakan seperti Microsoft SharePoint khususnya yang telah Terintegrasi dengan Microsoft 365 atau M-Files jika membutuhkan DMS dengan keamanan tinggi yang telah dilengkapi dengan fitur AI-powered.