Dalam tata kelola perbankan,
khususnya pada Bank Perekonomian Rakyat (BPR), pengelolaan stok bilyet deposito
dan buku tabungan kosong merupakan aspek krusial yang tidak boleh diabaikan.
Dokumen-dokumen ini tergolong sebagai dokumen berharga karena berkaitan
langsung dengan transaksi keuangan nasabah. Oleh karena itu, pengelolaannya
harus dilakukan dengan prosedur yang ketat untuk menjaga keamanan, mencegah
penyalahgunaan, serta mendukung tertib administrasi. Pengelolaan yang baik
tidak hanya mencerminkan kepatuhan terhadap regulasi perbankan, tetapi juga
menciptakan kepercayaan nasabah terhadap institusi serta mencegah potensi
risiko penyalahgunaan atau kehilangan.
Tata kelola yang ideal menekankan
pentingnya pencatatan nomor seri dokumen secara rinci dan status penggunaannya.
Setiap bilyet deposito dan buku tabungan kosong wajib dicatat sejak diterima
hingga digunakan, dengan mencantumkan informasi penting seperti tanggal,
penerima, petugas penyerah, dan status dokumen. Pencatatan ini dilakukan
menggunakan buku register stok, yang dikelola secara harian oleh petugas yang
berwenang, biasanya oleh Kepala Sub Bagian Pelayanan atau pihak operasional
terkait. Dengan pencatatan ini, institusi dapat memantau arus dokumen secara
akurat dan bertanggung jawab, serta mencegah potensi risiko penyalahgunaan atau
kehilangan data penting.
Prosedur pengajuan pengambilan bilyet deposito atau buku tabungan kosong harus dilakukan secara resmi melalui form permintaan (form order). Form ini menjadi dasar permohonan dari bagian operasional kepada bagian umum atau bagian pengadaan barang, sebagai bentuk dokumentasi tertulis atas permintaan dokumen. Form permintaan harus memuat jumlah yang diminta, keperluan, dan pihak yang mengajukan, serta diverifikasi oleh atasan langsung. Hal ini penting agar setiap permintaan tercatat, terdokumentasi, dan dapat ditelusuri dengan jelas bila diperlukan—sehingga meminimalkan risiko pengeluaran yang tidak sah.
Setiap transaksi serah terima
dokumen dilakukan dengan pembuatan Berita Acara sebagai bukti formal. Berita
acara ini menjadi landasan hukum sekaligus kontrol administrasi dalam setiap
proses perpindahan dokumen. Dalam praktiknya, berita acara harus ditandatangani
oleh pihak yang menyerahkan dan menerima, serta diketahui oleh pejabat yang
berwenang. Berita acara tidak hanya berlaku saat penyerahan awal dari bagian
umum ke bagian operasional, tetapi juga ketika terjadi pengembalian stok,
pemusnahan dokumen rusak, atau distribusi ke kantor cabang atau kantor kas,
sehingga seluruh proses terekam dengan akuntabel dan transparan.
Selain buku register stok,
pengelolaan dokumen juga harus mencakup buku penggunaan bilyet deposito dan
buku tabungan, yang dikelola langsung oleh Customer Service (CS). Buku ini
mencatat data nasabah, nomor seri dokumen, nominal, tanggal penyerahan, hingga
tanda tangan petugas dan nasabah. Setiap pengeluaran juga harus diparaf atau
diketahui oleh pejabat berwenang sebagai bentuk validasi dan pengawasan
langsung terhadap proses distribusi dokumen. Buku ini sangat penting untuk
memastikan bahwa dokumen yang telah digunakan benar-benar tersalurkan kepada
nasabah yang sah dan dapat ditelusuri riwayat penggunaannya. Dengan demikian,
setiap dokumen yang keluar dari khasanah tercatat dan terdokumentasi dengan
baik, serta mencegah potensi risiko penyalahgunaan atau kehilangan di level
layanan nasabah.
Dalam aspek penyimpanan, seluruh
bilyet deposito dan buku tabungan kosong harus disimpan dalam ruang khasanah
atau brankas dengan tingkat keamanan tinggi. Sistem pengamanan minimal mencakup
penguncian ganda, pengawasan CCTV, dan akses terbatas hanya kepada petugas yang
memiliki otorisasi. Sistem dual control juga harus diterapkan, di mana tidak
ada satu orang pun yang memiliki akses penuh secara tunggal terhadap dokumen.
Prinsip ini penting dalam menjaga integritas pengelolaan dokumen serta
menghindari penyimpangan dari prosedur yang telah ditetapkan.
Untuk mendukung kontrol harian,
perlu adanya petugas khusus yang ditugaskan secara resmi untuk mengelola
dokumen ini. Petugas tersebut harus memiliki pemahaman mendalam mengenai SOP
dan tanggung jawabnya, serta menjalankan tugasnya dengan penuh integritas.
Pengawasan internal dilakukan oleh atasan langsung secara rutin, dan audit
berkala oleh unit independen seperti Satuan Kerja Audit Intern (SKAI) menjadi
keharusan. Audit ini meliputi verifikasi fisik dan kesesuaian catatan dengan
stok yang ada, serta penilaian atas efektivitas kontrol yang telah diterapkan, sehingga
deteksi dini terhadap potensi risiko bisa dilakukan secara sistematis.
Akhirnya, agar sistem berjalan
secara berkelanjutan dan adaptif terhadap perkembangan zaman, BPR perlu
mempertimbangkan untuk mengintegrasikan teknologi digital dalam sistem
pencatatan dan pemantauan dokumen. Sistem ini dapat mendukung pemantauan
real-time, rekonsiliasi otomatis, serta meningkatkan efisiensi pengelolaan
dokumen. Dengan begitu, praktik tata kelola stok dokumen di BPR akan menjadi
lebih modern, transparan, dan sejalan dengan prinsip tata kelola perusahaan
yang baik (Good Corporate Governance) serta secara efektif mencegah
potensi risiko penyalahgunaan atau kehilangan di setiap titik prosesnya.
No comments:
Post a Comment